Zarządzanie algorytmiczne przed datą graniczną. Co zmienia 2 sierpnia 2026 r.

Od praktyki do kwalifikacji prawnej

Zarządzanie algorytmiczne nie jest w polskich zakładach pracy zjawiskiem przyszłym. Systemy filtrujące aplikacje kandydatów, oprogramowanie oceniające produktywność, narzędzia automatycznego harmonogramowania zmian oraz platformy monitorujące aktywność pracowników funkcjonują w obrocie od lat, a ich ocena prawna dokonywała się dotychczas przede wszystkim na gruncie RODO oraz przepisów Kodeksu pracy o monitoringu (art. 22² i art. 22³ k.p.). Ten stan rzeczy ulega zasadniczej zmianie. Zgodnie z art. 113 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) od dnia 2 sierpnia 2026 r. stosuje się przepisy o systemach wysokiego ryzyka kwalifikowanych na podstawie art. 6 ust. 2 w związku z załącznikiem III.

Załącznik III w punkcie 4 obejmuje dwie grupy systemów związanych z zatrudnieniem. Pierwszą stanowią systemy przeznaczone do rekrutacji lub wyboru osób fizycznych, w szczególności do publikowania ukierunkowanych ogłoszeń, analizowania i filtrowania podań oraz oceny kandydatów. Drugą tworzą systemy służące podejmowaniu decyzji wpływających na warunki stosunków pracy, na awans lub rozwiązanie stosunku umownego, systemy przydzielające zadania w oparciu o indywidualne zachowanie, cechy osobiste lub charakterystykę, a także systemy monitorowania i oceny wydajności oraz zachowania osób pozostających w takich stosunkach. Praktyczna doniosłość tego wyliczenia polega na tym, że obejmuje ono znaczną część narzędzi oferowanych obecnie na rynku HR, niezależnie od tego, czy ich dostawcy posługują się pojęciem sztucznej inteligencji w materiałach marketingowych.

Dla systemów już eksploatowanych istotna pozostaje reguła intertemporalna z art. 111 AI Act: systemy wysokiego ryzyka wprowadzone do obrotu lub oddane do użytku przed datą graniczną podlegają rozporządzeniu wówczas, gdy po tej dacie ulegają istotnym zmianom w projekcie. Reguła ta bywa odczytywana jako podstawa spokoju, jednak jest to spokój pozorny. Aktualizacje modeli, zmiany funkcjonalności i migracje do nowych wersji, typowe dla oprogramowania dostarczanego w modelu usługowym, mogą stanowić właśnie taką istotną zmianę, a ciężar wykazania ciągłości spoczywać będzie faktycznie na tym, kto z systemu korzysta.

Pracodawca jako podmiot stosujący

Konstrukcja AI Act rozdziela obowiązki między dostawcę systemu a podmiot stosujący, którym w omawianym zakresie jest z reguły pracodawca. Katalog z art. 26 obejmuje w szczególności obowiązek korzystania z systemu zgodnie z instrukcją obsługi, powierzenia nadzoru osobom dysponującym odpowiednimi kompetencjami, przeszkoleniem i umocowaniem, zapewnienia adekwatności i reprezentatywności danych wejściowych w zakresie, w jakim pracodawca sprawuje nad nimi kontrolę, monitorowania działania systemu oraz przechowywania generowanych automatycznie rejestrów zdarzeń. Z perspektywy zbiorowego prawa pracy szczególne znaczenie ma art. 26 ust. 7, który nakazuje pracodawcy poinformowanie przedstawicieli pracowników oraz pracowników, których to dotyczy, o fakcie objęcia ich działaniem systemu wysokiego ryzyka, i to przed oddaniem systemu do użytku lub jego wykorzystaniem w miejscu pracy. Obowiązek ten wprowadza do polskiego porządku informacyjny standard minimalny, który będzie musiał zostać skoordynowany z istniejącymi procedurami informowania i konsultacji.

Uzupełnieniem tej architektury jest art. 86, przyznający osobom, wobec których podjęto decyzję na podstawie wyników systemu wysokiego ryzyka, prawo do uzyskania jasnych i merytorycznych wyjaśnień co do roli systemu w procedurze decyzyjnej. W zestawieniu z art. 22 RODO oraz z obowiązkiem przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO) powstaje wielowarstwowy reżim, w którym ta sama decyzja kadrowa może podlegać równolegle ocenie z punktu widzenia ochrony danych, wymogów AI Act oraz gwarancji właściwych prawu pracy, z zasadą równego traktowania na czele. Naruszenie obowiązków podmiotu stosującego zagrożone jest przy tym administracyjną karą pieniężną do 15 milionów euro albo do 3% rocznego światowego obrotu (art. 99 ust. 4 AI Act).

Perspektywę domyka dyrektywa (UE) 2024/2831 w sprawie poprawy warunków pracy za pośrednictwem platform internetowych, której termin transpozycji upływa 2 grudnia 2026 r. Jej rozdział poświęcony zarządzaniu algorytmicznemu, obejmujący między innymi przejrzystość zautomatyzowanych systemów monitorujących i decyzyjnych, nadzór ludzki oraz prawo do przeglądu decyzji przez człowieka, wyznacza kierunek, w którym standardy wypracowane dla pracy platformowej będą oddziaływać na całość debaty o algorytmach w zatrudnieniu.

Audyt jako przekład przepisu na praktykę

Pomiędzy tekstem rozporządzenia a codziennością działu HR rozciąga się luka, którą można nazwać luką kontrolną: przepisy zakładają, że pracodawca wie, jakie systemy stosuje, jak one działają i jakie decyzje wspierają, podczas gdy w praktyce wiedza ta bywa rozproszona między dostawcę, dział IT i użytkowników biznesowych. Doświadczenie badawcze podpowiada, że najskuteczniejszym narzędziem zamykania tej luki jest audyt zarządzania algorytmicznego: uporządkowana procedura obejmująca inwentaryzację wykorzystywanych systemów, ocenę ich kwalifikacji prawnej, przegląd dokumentacji otrzymanej od dostawców, weryfikację rzeczywistego, a nie deklarowanego nadzoru człowieka oraz analizę wykonania obowiązków informacyjnych wobec załogi.

Wynikiem takiego audytu powinien być minimalny pakiet informacji audytowej: zestaw dokumentów i danych, który pracodawca jest w stanie w każdej chwili przedstawić organowi nadzoru, przedstawicielom pracowników lub sądowi. Wartość tego pakietu wykracza poza samą zgodność. Ten sam materiał, który chroni pracodawcę przed zarzutem zaniedbania, zapewnia stronie pracowniczej realną, a nie iluzoryczną wiedzę o systemach współdecydujących o jej sytuacji, przywracając równość broni informacyjnej, bez której partycypacja pracownicza w środowisku algorytmicznym pozostaje deklaracją.

Nadchodzące miesiące pokażą, czy stosowanie AI Act w obszarze zatrudnienia pójdzie drogą formalnego kolekcjonowania oświadczeń, czy drogą rzeczywistej kontroli nad technologią. Doświadczenie zebranych dotąd wdrożeń RODO uczy, że różnica między jednym a drugim rozstrzyga się nie w dniu wejścia przepisów w życie, lecz w pierwszym roku ich stosowania, kiedy kształtują się praktyki, wzorce dokumentów i oczekiwania organów. Właśnie temu okresowi poświęcone będą kolejne analizy publikowane w tym miejscu.